Wir sind spezialisiert auf die Verwaltung von WEG-Gemeinschaften, Mietverwaltungen und Gewerbeeinheiten unterschiedlichster Größen. Wir sind erfahren im Umgang mit großen Verwaltungsobjekten und widmen uns auch gerne der Betreuung von kleinen Anlagen mit vollem Engagement.
Erstellen von Jahresabrechnungen
- Veranlassung von Zählerstandsablesungen durch den vom Auftraggeber beauftragten Heizkostenabrechner sowie Ablesung der Zähler für Strom, Wasser und Gas mit Weiterleitung der Stände an den Lieferanten zur Jahresabrechnung.
- Führen eines Hausgeld- und Rücklagenkontos mit Verbuchung aller Kontobewegungen auf der eigenen EDV.
- Erstellung eines Kostenprotokolls mit allen das Verwaltungsobjekt betreffenden Kosten zur Jahresabrechnung mit gemeinsamer Prüfung der Unterlagen mit dem Verwaltungsbeirat. (Selbstverständlich kann jeder Eigentümer die Unterlagen nach vorheriger Terminabsprache einsehen.)
- Erstellung eines Wirtschaftsplanes für das der Abrechnung folgende Jahr.
- Erstellen von gesonderten Eigentümer- und Mieterabrechnungen.
- Einladung zur Eigentümerversammlung mit Versand von Nebenkostenabrechnung und Wirtschaftsplan.
Werterhaltung
- Besprechungen mit Eigentümern und Hausmeistern zur frühzeitigen Erkennung von Schäden und Klärung der einzuleitenden Maßnahmen.
- Planung und Organisation von Reparaturen und mit den technischen Gewerken wie z. B. Heizung, Sanitär und Elektro nach Absprache mit den Eigentümern bzw. deren Vertretern (Verwaltungsbeirat).
- Planung und Organisation von Instandhaltungsarbeiten am Gebäude und Gemeinschaftseigentum wie z. B. Malerarbeiten usw., inklusive Abnahme.
- Abschluss von Wartungsverträgen für laufende Wartungsarbeiten an technischen Anlagen wie Tore, Heizung, Hebeanlagen, Tiefgaragen, Brandmeldeanlagen usw. nach Absprache.
- Einleitung von Notfallmaßnahmen bei Rohrverschluss, Heizungsausfall, Stromausfall, Sturm- und Unwetterschäden, usw.
Objektüberwachung
- Regelmäßige Kontrollgänge durch das Objekt mit und ohne Begleitung.
- Erstellung von Rundschreiben zur Einhaltung der Ordnung im Verwaltungsobjekt.
- Erstellung einer an das Gebäude angepassten Hausordnung.
Laufende Verwaltungstätigkeiten
- Schrift- und Telefonverkehr mit Eigentümern, Behörden, Handwerkern und Hausmeistern.
- Abschluss von Versicherungsverträgen für das zu verwaltende Objekt; nach Absprache Abwicklung von evtl. auftretenden Versicherungsfällen.
- Einleitung von Gerichtsverfahren zur Wahrung der Belange der Eigentümer.
- Beschaffung von Schlüsseln und Zylindern für die hauseigene Schließanlage.
- Prüfung von laufend eingehenden Betriebskostenrechnungen der Ver- und Entsorgungsunternehmen.
- Zuständigkeitsklärung bei auftretenden Problemfällen.
- Durchführung von Zwischenablesungen bei Mieterwechsel und Weiterleitung der Daten an den vom Auftraggeber bestellten Heizkostenabrechner gegen gesonderte Berechnung).
- Fortlaufende Führung der Eigentümer- und Mieterstammdaten in der eigenen EDV.
- Kontrollieren des Brennstoffvorrates bei Ölheizungen; bei Bedarf auch Brennstoffbeschaffung.
